Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan

Deskripsi kegiatan
Sistem akuntansi penggajian & pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi.
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian & pengupahan :


1. jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
2. jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
3. jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu
4. rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Dokumen yang digunakan
1. dokumen pendukun perubahan gaji da upah, dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
2. kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
3. kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. daftar gaji dan upah.
5. rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah.
7. amplop gaji dan upah
8. bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Catatan akuntansi yang digunakan
1. jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga keja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2. kartu harga pokok produk, catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan.
4. kartu pengahasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yan diterima oleh setiap karyawan.
Fungsi yang terkait
1. fungsi kepegawaian, bertanggung jawab :
- mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. fungsi pencatat waktu, bertanggung jawab :
- menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
3. fungsi pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab :
- membuat daftar gaji dan upah
4. fungsi akuntansi, bertanggung jawab :
- mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
5. fungsi keuangan, bertanggung jawab :
- mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank
- memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur :
1. prosedur pencatatan waktu hadir
2. prosedur pembuatan daftar gaji
3. prosedur distribusi biaya gaji
4. prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. prosedur pembayaran gaji
sistem pengupahan terdir dari jaringan prosedur :
1. prosedur pencatatan waktu hadir
2. prosedur pencatatan waktu kerja
3. prosedur pembuatan daftar upah
4. prosedur distribusi biaya upah
5. prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. prosedur pembayaran upah
unsur pengendalian intern
organisasi
1. fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji & upah
2. fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1. setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji & upah harus memiliki SK pengangkatan sebagai karyawan yang ditandatangani oleh direktur utama
2. setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada SK direktur keuangan
3. setiap potongan gaji & upah karyawan selain dari PPh harus didasarkan surat potongan gaji & upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian
4. kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
5. perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan
6. daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia
7. bukti kas keluar untuk pembayaran gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
8. perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan
9. tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya
praktik yang sehat
1. kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
2. pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
3. pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran
4. penghitungan PPh karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan
5. catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah